QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG, THANH TOÁN, XUẤT HÓA ĐƠN VÀ BẢO HÀNH

Dientu.vn – Thành viên Vietnam Electronics Group (VEG)

VEG xây dựng quy trình xử lý đơn hàng minh bạch, trong đó các thông tin về đơn hàng, thanh toán, hóa đơn và bảo hành được gửi đến khách hàng qua Email.

1. ĐẶT HÀNG

Khách hàng đặt hàng trên Dientu.vn hoặc gửi yêu cầu báo giá/RFQ cho VEG.

Khi đặt hàng, khách hàng vui lòng cung cấp chính xác:

Họ tên người đặt hàng.
Tên công ty/đơn vị nếu mua cho doanh nghiệp.
Số điện thoại.
Email.
Địa chỉ nhận hàng.
Thông tin xuất hóa đơn VAT nếu có nhu cầu.
Mã sản phẩm/MPN và số lượng.

Sau khi đơn hàng được ghi nhận, hệ thống/nhân viên VEG sẽ kiểm tra thông tin và xác nhận đơn hàng.

2. EMAIL XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG

Sau khi đơn hàng được tiếp nhận, khách hàng sẽ nhận được Email xác nhận đơn hàng.

Email xác nhận có thể bao gồm:

Mã đơn hàng.
Thông tin khách hàng.
Danh sách sản phẩm.
Mã sản phẩm/MPN.
Số lượng.
Đơn giá và tổng giá trị đơn hàng.
Phí vận chuyển nếu có.
Phương thức thanh toán.
Thông tin giao hàng.
Dự kiến thời gian giao hàng.
Thông tin liên hệ của VEG.

Khách hàng vui lòng kiểm tra thông tin trong Email và phản hồi cho VEG nếu có sai sót.

3. THANH TOÁN

Sau khi xác nhận đơn hàng, khách hàng thực hiện thanh toán theo phương thức được VEG thông báo.

Đối với chuyển khoản ngân hàng, khách hàng nên ghi rõ:

Mã đơn hàng + Tên khách hàng/Công ty

Sau khi VEG xác nhận đã nhận được thanh toán, đơn hàng sẽ được chuyển sang bước xử lý và giao hàng.

Khách hàng sẽ nhận được thông báo xác nhận thanh toán qua Email khi giao dịch được đối soát.

4. THÔNG TIN XUẤT HÓA ĐƠN

Nếu khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn VAT, thông tin hóa đơn được cung cấp ngay trong quá trình đặt hàng hoặc gửi bổ sung cho VEG trước khi phát hành hóa đơn.

Khách hàng cần cung cấp:

Tên doanh nghiệp/đơn vị.
Mã số thuế.
Địa chỉ.
Email nhận hóa đơn.
Các thông tin khác theo yêu cầu của hóa đơn.

Sau khi tiếp nhận, VEG sẽ kiểm tra thông tin và thực hiện xuất hóa đơn điện tử theo quy định áp dụng.

Thông tin/xác nhận liên quan đến hóa đơn sẽ được gửi đến Email khách hàng đã đăng ký.

Lưu ý: Khách hàng vui lòng kiểm tra kỹ tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ trước khi VEG phát hành hóa đơn để hạn chế việc phải điều chỉnh thông tin.

5. GIAO HÀNG

Sau khi đơn hàng được xác nhận và thanh toán được đối soát, VEG tiến hành chuẩn bị hàng và giao cho khách hàng.

Khách hàng có thể nhận được thông tin cập nhật về đơn hàng qua Email, bao gồm:

Đã xác nhận → Đã thanh toán → Đang xử lý → Đã giao hàng/Đang vận chuyển → Hoàn tất

Đối với sản phẩm đặt hàng, hàng nhập khẩu hoặc sản phẩm có thời gian giao hàng riêng, VEG sẽ thông báo lead time cụ thể trong báo giá/xác nhận đơn hàng.

6. VEG ĐĂNG KÝ BẢO HÀNH CHO KHÁCH HÀNG

Sau khi sản phẩm được giao, VEG sẽ thực hiện đăng ký/quản lý thông tin bảo hành theo chính sách áp dụng của VEG và/hoặc của nhà sản xuất.

Thông tin sản phẩm có thể được ghi nhận gồm:

Mã đơn hàng.
Tên khách hàng.
Mã sản phẩm/MPN.
Serial Number (S/N) nếu sản phẩm có số serial.
Ngày mua/ngày giao hàng.
Thời hạn bảo hành.
Thông tin sản phẩm và nhà sản xuất.

Đối với sản phẩm áp dụng chính sách bảo hành của VEG, thời hạn bảo hành được xác định theo chính sách của từng sản phẩm.

Khách hàng không nhất thiết phải tự đăng ký bảo hành lại nếu VEG đã thực hiện đăng ký theo quy trình.

7. EMAIL THÔNG BÁO BẢO HÀNH

Sau khi thông tin bảo hành được ghi nhận, VEG có thể gửi thông tin xác nhận đến Email khách hàng.

Email bảo hành có thể bao gồm:

Mã đơn hàng.
Tên sản phẩm.
MPN.
Serial Number.
Ngày bắt đầu bảo hành.
Ngày hết hạn bảo hành.
Điều kiện bảo hành.
Hướng dẫn liên hệ khi cần bảo hành.

Khách hàng nên lưu lại Email này để thuận tiện cho việc tra cứu và yêu cầu hỗ trợ sau này.

8. TRA CỨU BẢO HÀNH

Khách hàng có thể sử dụng chức năng Tra cứu bảo hành trên Dientu.vn để kiểm tra tình trạng bảo hành của sản phẩm nếu sản phẩm đã được VEG đăng ký trên hệ thống.

Thông tin tra cứu có thể dựa trên:

Mã bảo hành / Mã đơn hàng / Serial Number / Mã sản phẩm

Tùy từng sản phẩm, thông tin tra cứu có thể khác nhau.

9. QUY TRÌNH TỔNG THỂ

Bước 1 – Đặt hàng

Khách hàng đặt sản phẩm trên Dientu.vn hoặc gửi RFQ/BOM.

↓

Bước 2 – Xác nhận

VEG kiểm tra hàng, giá, số lượng và thời gian giao hàng.

↓

Bước 3 – Email xác nhận

Khách hàng nhận Email xác nhận đơn hàng.

↓

Bước 4 – Thanh toán

Khách hàng thực hiện thanh toán theo hướng dẫn.

↓

Bước 5 – Xác nhận thanh toán

VEG đối soát và xác nhận thanh toán qua Email.

↓

Bước 6 – Xuất hóa đơn

VEG tiếp nhận thông tin hóa đơn và phát hành hóa đơn điện tử theo quy định áp dụng.

↓

Bước 7 – Giao hàng

VEG chuẩn bị và giao sản phẩm.

↓

Bước 8 – Đăng ký bảo hành

VEG ghi nhận sản phẩm, MPN/S/N và thời hạn bảo hành theo chính sách áp dụng.

↓

Bước 9 – Email bảo hành

Khách hàng nhận thông tin bảo hành qua Email và có thể tra cứu khi cần.

10. CAM KẾT DỊCH VỤ CỦA VEG

VEG hướng đến một quy trình mua hàng minh bạch – chính xác – có chứng từ – có bảo hành – có hỗ trợ sau bán hàng.

Mỗi đơn hàng được quản lý theo mã đơn hàng riêng, giúp VEG và khách hàng dễ dàng đối chiếu:

Đơn hàng → Thanh toán → Hóa đơn → Giao hàng → Bảo hành

Khách hàng vui lòng sử dụng Email chính xác khi đặt hàng để nhận đầy đủ các thông báo và chứng từ liên quan.

VIETNAM ELECTRONICS GROUP COMPANY LIMITED (VEG)
Dientu.vn – Vietnam Electronics Group